من الخوف إلى الثقة.. دليلك لإجراء المحادثات الصعبة في العمل

في عالم الأعمال المتسارع اليوم، أصبحت القدرة على إجراء محادثات صعبة وحساسة في مكان العمل مهارة لا غنى عنها للقادة والموظفين على حد سواء.  

مع تزايد التحديات في بيئات العمل الحديثة، وخاصة في ظل انتشار نماذج العمل الهجينة والعمل عن بُعد، برزت الحاجة الملحة لتطوير مهارات التواصل الفعال وإدارة النزاعات.

 أرقام وإحصائيات حول بيئات العمل

تكشف الدراسات الحديثة عن واقع مقلق في بيئات العمل المعاصرة منها تراجع التفاعل الوظيفي فوفقًا لمؤسسة Gallup، وصل مستوى تفاعل الموظفين إلى أدنى مستوياته على الإطلاق، هذا التراجع له تأثير مباشر على الإنتاجية والرضا الوظيفي.

كما كشف تقرير نشرته Newsweek، تزايد النزاعات استنادًا إلى بيانات WorkNest، أن النزاعات بين الزملاء تشكل نحو 50% من جميع الشكاوى في مكان العمل، هذه النسبة المرتفعة تشير إلى وجود خلل في آليات التواصل وحل النزاعات داخل المؤسسات.

والأمر الأكثر إثارة للقلق هو أن 60% من الموظفين لم يتلقوا أي تدريب على إدارة النزاعات، هذا النقص في التدريب يترك الموظفين غير مجهزين للتعامل مع المواقف الصعبة التي قد تنشأ في بيئة العمل.

وفي دراسة أجرتها Workhuman عام 2024، أشار 60% من الموظفين إلى وجود "قواعد غير مكتوبة" تسبب سوء التواصل والانفصال في بيئة العمل، هذه القواعد الضمنية يمكن أن تخلق بيئة عمل غير شفافة وغير عادلة.

كما اشتكى العديد من الموظفين من أن المحادثات غير المعالجة حول "التعدي اللفظي" تؤدي إلى تدهور العلاقات المهنية، مما يؤدي إلى المرارة والصراع.

فيما كشفت الدراسات أن ما يقرب من 75% من الموظفين يقولون إن أرباب عملهم لم يدربوا المديرين على قيادة فريق موزع، أو وضع معايير للفريق أو الاجتماعات، أو تبني أفضل الممارسات لدعم العمل عبر المسافات.

 يتوقع ثلث مديري التوظيف في الولايات المتحدة زيادة في معدل دوران الموظفين في شركاتهم هذا العام، مما يكلف الشركات في المتوسط 36,295 دولارًا سنويًا.

خمس خطوات لمواجهة المحادثات الصعبة

في ضوء هذه التحديات، تقدم الدكتورة جين غونسولوس، عالمة الاجتماع وخبيرة العلاقات، خمس خطوات أساسية لمواجهة المحادثات الصعبة في العمل:

1. تحديد جوهر المخاوف

تؤكد د. غونسولوس على أهمية فهم المشاعر الكامنة وراء الخوف من إثارة موضوع حساس مع زميل. هذه الخطوة تتضمن:

- تحليل المشاعر: قد تشمل هذه المشاعر القلق العام، الإحراج، الخجل، الإحباط والغضب.

- فهم العواقب المتصورة: مثل الخوف من الحكم علينا بالوقاحة أو عدم الكفاءة.

- تحديد المخاوف الدقيقة: هل تخاف من فقدان وظيفتك؟ أم من التأثير على علاقاتك المهنية

من خلال تحديد هذه المخاوف بدقة، يمكن للفرد أن يبدأ في معالجتها بشكل منهجي.

2. البدء بالرأفة بالنفس والفضول

تشدد الخبيرة على أهمية ممارسة الرأفة بالنفس كنقطة انطلاق لبناء الثقة في جميع المواقف. هذه الخطوة تشمل:

- الاعتراف بالمخاوف: قبول مشاعرك دون حكم.

- فهم الإنسانية المشتركة: إدراك أن العديد من الناس يواجهون مخاوف مماثلة.

- التحفيز الإيجابي: استخدام الرأفة بالنفس كدافع للعمل بدلاً من العائق.

3. تجربة تمرين لتعزيز الثقة والطاقة

تقدم د. غونسولوس تمرينًا بسيطًا لتعزيز الثقة والطاقة قبل الاجتماعات المهمة:

- الوقوف بثقة: أمام المرآة، اتخذ وضعية قوية وواثقة.

- التأكيد الذاتي: أنظر في عينيك وكرر عبارات مثل "من هو الشخص الأقوى؟ أنت الشخص الأقوى!"

- تخفيف التوتر: هذا التمرين يساعد في تقليل التوتر وأخذ الأمور بجدية أقل مع زيادة الثقة.

4. تنمية "الاستماع السخي" والمشاركة

مفهوم "الاستماع السخي" يتضمن:

- الاستماع الفعال: الإصغاء بعناية لنفسك وللآخرين وللبيئة الأوسع.

- الانفتاح والتعاطف: الاستماع بعقل منفتح ودون إصدار أحكام.

- طرح أسئلة أفضل: تعميق الفهم من خلال الاستفسارات الهادفة.

هذه الممارسة تساعد في:

- تعميق الفهم بين أعضاء الفريق.

- تكوين شراكات أقوى في العمل.

- تعزيز ثقافة تعاونية وإيجابية.

5. بناء علاقات قوية من خلال الفضول والتعاطف

تؤكد د. غونسولوس على أهمية:

- إظهار اهتمام حقيقي: بحياة الزملاء ووجهات نظرهم.

- طرح أسئلة مدفوعة بالفضول: للتعرف أكثر على اهتمامات الآخرين وقيمهم.

- بناء التواصل تدريجياً: من خلال التعاطف والفهم المتبادل.

هذه الاستراتيجية تساعد في:

- تحسين جودة العلاقات المهنية.

- خلق بيئة عمل أكثر انفتاحاً وتفهماً.

- التغلب على حواجز الاتصال في مكان العمل.

الآثار المترتبة على تطبيق هذه الاستراتيجيات

تطبيق هذه الخطوات الخمس يمكن أن يؤدي إلى نتائج إيجابية عديدة في بيئة العمل:

1. تحسين الإنتاجية: من خلال تقليل الوقت المهدر في النزاعات غير الضرورية.

2. زيادة الرضا الوظيفي: عندما يشعر الموظفون بأنهم مسموعون ومقدرون.

3. تقليل معدل دوران الموظفين: مما يوفر على الشركات تكاليف التوظيف والتدريب.

4. تعزيز الابتكار: من خلال خلق بيئة آمنة لتبادل الأفكار والآراء.

5. تحسين صورة الشركة: كمكان عمل إيجابي وداعم، مما يجذب المواهب الجديدة.

في عالم الأعمال سريع التغير، أصبحت القدرة على إجراء محادثات صعبة بشكل بناء مهارة أساسية للنجاح المهني والتنظيمي.

من خلال تبني هذه الاستراتيجيات الخمس، يمكن للقادة والموظفين على حد سواء المساهمة في خلق بيئة عمل أكثر إنتاجية وإيجابية وتعاونية.

يجب على المؤسسات الاستثمار في تدريب موظفيها على هذه المهارات الأساسية، وخلق ثقافة تشجع على التواصل المفتوح والصادق، فقط من خلال مواجهة التحديات بشكل مباشر وبناء يمكن للشركات أن تزدهر في بيئة الأعمال التنافسية اليوم.