كيفية إدارة التوقعات في العمل.. إليك هذه النصائح

تُشير إدارة التوقعات في العمل إلى الأساليب التي يستخدمها الموظف أو العامل أو المدير أو صاحب العمل لوضع الحدود والأهداف فيما يتعلق بالعمل مع الآخرين. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على كيفية إدارة التوقعات في العمل.

ما هي إدارة التوقعات في العمل؟

تُشير إدارة التوقعات في العمل إلى الأساليب التي يستخدمها الموظف أو العامل أو المدير أو صاحب العمل لوضع الحدود والأهداف فيما يتعلق بالعمل مع الآخرين. يمكن أن يساعد إنشاء مثل هذه الإرشادات في تحديد واجبات الفرد الشخصية، والمهارات المحددة التي يتوقع اكتسابها، وكيفية التفاعل مع زملاء العمل والمديرين، بالإضافة إلى تكوين نظرة أو رؤية حول مسار الحياة المهنية.

كمدير، يمكنك إنشاء وتنفيذ وإدارة توقعات وتقنيات الفريق من أجل إنشاء مكان عمل إيجابي وتعاوني. قد يشمل ذلك تعديل ثقافة الشركة وسياساتها وعملياتها للتأكيد على التواصل والتعاون بين الوضع القائم للشركة والتوقعات الخاصة بالعاملين فيها. يدير المديرون أيضًا توقعاتهم في العمل من خلال تحديد أهداف مماثلة لتلك التي يخصصونها للموظفين.

لماذا تعتبر إدارة التوقعات في العمل مهمة؟

دعنا نحدد في البدء الشكل الذي يمكن أن تبدو عليه التوقعات غير الواقعية في العمل. قد لا تأخذ التوقعات غير الواقعية الأكثر شيوعًا في الاعتبار الحقائق بشكل كامل، أو يتم صياغتها دون فهم الصورة الأكبر، أو استنادًا إلى تجربة سابقة لم تعد ذات صلة.

محاولة تلبية هذه الأنواع من التوقعات يمكن أن يُسبب جميع أنواع المشاكل، بما في ذلك انخفاض جودة العمل، وزيادة التغيب، وانخفاض الروح المعنوية، وانخفاض المشاركة بسبب الفشل المتكرر، وعدم القدرة على تحقيق الأهداف والوفاء بالمواعيد النهائية، وفقدان الاحترام، وزيادة معدل دوران الموظفين.

لهذه الأسباب، تُعدّ إدارة التوقعات مهارة مهمة يجب على المرء أن يتعلمها، سواء كنت مساهماً فرديًا أو مديرًا مباشرًا أو قائدًا كبيرًا. قد تكون إدارة التوقعات في العمل مهمة من أجل خلق توازن منظم بين العمل والحياة. تتضمن بعض فوائد إدارة التوقعات في العمل ما يلي:

• إقامة علاقات صحية: قد تساعدك علاقات العمل الصحية على النمو في مجالك وإقامة روابط جديدة مع الآخرين الذين يسعون لتحقيق أهداف مماثلة. قد يساعد فهم مجموعات مهاراتك ومهارات الآخرين أيضًا في إنشاء علاقة عمل صحية.
• الحفاظ على الصحة النفسية: الصحة النفسية الإيجابية مهمة أيضًا في مكان العمل لأنها قد تؤثر على جودة عملك ومدى رضاك عن عملك وشركتك. قد يساعد فهم توقعاتك من زملائك في العمل والمديرين والصناعة التي تعمل فيها في الحفاظ على صحة عقلية جيدة عن طريق تقليل التوتر.
• توفير البصيرة: قد تساعد التوقعات في تقديم نظرة ثاقبة لمشاريع ومهام محددة، مما قد يساعد في تقليل الارتباك فيما يتعلق بواجبات أو أهداف الوظيفة.

كيفية إدارة التوقعات في العمل

هناك بعض الطرق والنصائح التي يمكنك من خلالها إدارة التوقعات في العمل، منها ما يلي:

• نقل توقعاتك لمديرك أو رئيسك في وقت مبكر: الجزء الأكثر أهمية في تحديد التوقعات واحترام توقعات الآخرين هو توصيل هذه المعلومات في وقت مبكر من العلاقة. من خلال تقديم توقعاتك في المراحل الأولى من العلاقة المهنية، يمكنك المساعدة في وضع إرشادات متسقة. مثلًا، إذا قمت بتعيين موظف جديد، فيمكنك إبلاغه أن الشركة لا تسمح بالهواتف في مساحات العمل الشخصية. يساعدهم ذلك على فهم ما تتوقعه من البداية ويؤسس لتواصل واضح حول هذا التوقع في أسرع وقت ممكن.
• التذكير بالتوقعات من وقت لآخر: قد تحتاج إلى التذكير بالتوقعات لتعزيزها من وقت لآخر لضمان بقاء الحدود سليمة. قد لا يتذكر زملاء العمل أو المشرفون تفاصيل توقعاتك، مثل ساعات العمل المعدلة في أيام معينة، لذا فإن تذكيرهم مسبقًا يمكن أن يساعد أيضًا في حالة وجود مواعيد نهائية للمشروع أو مراحل إعداد يجب أن تكتمل على نحو معين وفي وقت مُحدد. على سبيل المثال، إذا طلب منك زميل في العمل المساعدة في جزء جديد من المشروع وكان جدولك في هذا اليوم هو أن تغادر العمل مبكرًا، فذكره بلطف بجدولك الزمني المختلف لذلك اليوم واعرض عليه المساعدة في المشروع في يومك التالي المتاح.
• التوفيق بين التوقعات والقدرات أو المهارات: تضمن المواءمة بين التوقعات والمهارات والقدرات أن يتمكن أعضاء الفريق من تلبية التوقعات المرتبطة بمجموعة مهاراتهم. إذا كنت تضع توقعات شخصية، فمن المهم بنفس القدر أن تجعلها واقعية حتى تتمكن من تحقيق الأهداف التي تسعى وراءها.
• تذكر أنه لديك الصلاحية لقول لا: قد يبدو قول "لا" في العمل من المحرمات. لكن كن مطمئنًا، لديك الصلاحية أحيانًا لقول لا وإدارة التوقعات غير الواقعية. خلال بعض المواقف، ستجد أنه يجب عليك القيام بذلك بغض النظر عن مدى صعوبة قول لا. هذا لأنه إذا لم تتعلم أن تقول لا، فقد تجد نفسك محترقًا وظيفيًا وتُعاني من ضعف الأداء ورُبما الفشل في تحقيق المهام والأهداف المطلوبة منك، وهو أمر لا تريده أنت، كذلك لا يريده من يضعون التوقعات لك.
• طرح الأسئلة التوضيحية: قبل القفز إلى إدارة توقع تشك أنه غير واقعي، اطرح على الشخص الآخر بعض الأسئلة التوضيحية مثلاً: ما مقدار هذه الأولوية؟ إذا لم يتم ذلك في الوقت المحدد، فما هي العواقب؟ هل هذا عاجل أم مهم أم كلاهما؟ بمجرد حصولك على إجابات لهذه الأسئلة، ستتمكن من تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى إدارة التوقعات والتسوية أو ما إذا كان التوقع واقعيًا، ويمكنك التعامل معه.
• لا تتسرع في الموافقة: هناك طريقة بسيطة لكنها فعالة لإدارة التوقعات وهي أن تسأل الشخص: "هل يمكنني الرجوع إليك بشأن هذا بمجرد إنهاء جميع المهام الحالية الخاصة بي؟" هذا تكتيك أكثر احترامًا بكثير من الموافقة العمياء على توقع تكتشف لاحقًا أنه لا يمكن الوفاء به. تمنحك هذه الطريقة فرصة لمراجعة التوقعات المتعلقة بعبء العمل الحالي وتحديد أي عواقب محتملة يجب معالجتها قبل المضي قدمًا.
• اقترح تسوية معقولة: بمجرد طرح أسئلة توضيحية، ومراجعة قائمة المهام الحالية الخاصة بك، وتقييم العواقب المحتملة، قد تستنتج أن التوقع الأصلي غير ممكن. في هذه الحالة، قبل أن تضطر إلى قول "لا" بشكل قاطع. يُمكنك أن تقول شيئًا مثل: "بالنظر إلى عبء العمل الحالي، لا أشعر أنني أستطيع تلبية توقعاتك بأفضل ما أستطيع. ما يمكنني فعله هو...".