خطوات تقييم الأداء الوظيفي.. كيف تحصد إنجازاته؟

في عالم الأعمال المتغير تعتبر خطوات تقييم الأداء الوظيفي بمثابة البوصلة التي تُرشد مسار الموظفين نحو النجاح، ورفع الإنتاجية،فمن خلال تقييم أداء الموظفين، تتمكن الشركات من تحديد نقاط القوة والضعف، وتحفيز الموظفين على التطور، وتعزيز بيئة عمل إيجابية تساهم في تحقيق الأهداف المشتركة.

خطوات تقييم الأداء الوظيفي

إذا كنت في حاجة إلى تقييم الأداء الوظيفي للموظفين العاملين في مؤسستك يجب أن تعمل على ما يلي:

تحديد الهدف من التقييم

يجب أن تكون على معرفة تامة بالهدف من التقييم ولماذا عليك القيام به بالإضافة إلى الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها من خلاله، فبعض التقييمات تكون قائمة على تحسين أداء الموظفين والبعض الآخر يسعى إلى توزيع المهام والمناصب والترقيات وهناك أيضًا التقييم الشامل لتقييم المؤسسة ككل والعمل على تطوير الخطة الاستراتيجية لها.

اختيار معايير التقييم

لا تلجأ إلى سبل التقييم غير المنظمة لأن نتائجها عادة ما تكون غير دقيقة ويجب أن تختار معايير تقييم واضحة وعادلة ويمكن تطبيقها على الجميع بسهولة.

من العناصر التي يتضمنها التقييم بشكل عام الإنتاجية وجودة العمل ومهارات التواصل والقدرة على التعاون والعمل في فريق والالتزام بالمواعيد.

جمع المعلومات

يمكن جمع المعلومات من مصادر متعددة، مثل ملاحظات المدير وتقييمات زملاء العمل والتقارير عن الأداء والسجلات التأديبية التي توفر الكثير من المعلومات عن الأداء الخاص بالموظفين.

ثم تأتي مرحلة تحليل المعلومات بعد جمعها للتأكد مما جاء بها وما هو منسوب إلى الموظف ولفهم أدائه بشكل جيد.

مناقشة نتائج التقييم

يجب أن تكون لديك القدرة على مناقشة ما توصلت إليه من نتائج مع الموظف المنسوب إليه التقييم، فمن حق كل فرد أن يعرف لماذا تم تقييمه بهذا الشكل، مع الوضع في الاعتبار القدرة على منح الملاحظات التي تفيده في المستقبل وتُجنبه الوقوع في الأخطاء ذاتها.

وضع خطة التطوير

إذا لاحظت تراجعًا في أداء الموظفين بشكل عام يجب أن تكون لديك القدرة على تنفيذ بعض الخطوات التطويرية التي تضع الموظف في مكان يمكنه من خلاله تقديم أفضل ما لديه من مهارات وظيفية.

أهمية تقييم الأداء الوظيفي 

تعتبر عملية تقييم الأداء الوظيفي من أهم الممارسات الإدارية التي يجب أن تتواجد في كل مؤسسة والتي لا غنى عنها لأي مكان يسعى إلى النجاح والتميزـ بفضل كونه عملية منظّمة تهدف إلى تحديد كفاءة وفعالية الموظفين في أداء مهامهم ومسؤولياتهم.

تشارك أيضًا عملية التقييم الوظيفي في حصولك على فوائد متعددة تعود بالنفع على المؤسسة بالكامل وذلك لأنها تعمل على ما يلي بالنسبة إلى الموظفين واستفادتهم منها:

تحسين الأداء الوظيفي

يساعد تقييم الأداء الوظيفي الموظفين على فهم نقاط قوتهم وضعفهم وتطوير أنفسهم في المستقبل، من خلال الوقوف على نقاط الضعف وتطويرها ومعالجة ما يمكن منها بالإضافة إلى صقل المواهب والكفاءات.

مع الوقت يشعر الموظف بالتقدم في الأداء العملي وترتفع الإنتاجية.

تعزيز الشعور بالرضا عن العمل

مع استمرار تقييم الجهود المبذولة من الموظفين يسمح ذلك للموظف بالشعور بالرضا عن العمل الذي يقدره، ويرى ما يقدمه من مجهودات، وهنا لا يشعر بالضيق عندما يتلقى أي ملاحظات بناءة من المديرين، وذلك ما يساعدهم على فهم توقعات الإدارة منهم ومعرفة ما إذا كانوا يقومون بمهام هم بشكل جيد ويرفع من قدرتهم على العطاء وبذل الجهد في العمل.

تحديد فرص التطوير المهني

يقدم تقييم الأداء الوظيفي فرصة رائعة للموظفين لتحديد احتياجاتهم من تدريب وتطوير وبالتالي يستطيعون اكتساب المزيد من المهارات التطويرية لزيادة معرفتهم، ويسمح ذلك لهم بشغل مناصب أعلى في المستقبل.

أما عن فوائد تقييم الأداء الوظيفي بالنسبة للمؤسسة فهي كثيرة أيضًا ويمكن تقسيمها إلى ما يلي:

تحسين الأداء الكلي للمؤسسة

يساعد تقييم الأداء الوظيفي المؤسسة على تحديد الموظفين العالي الأداء والموظفين منخفض الأداء، مما يتيح لها فرصة مكافأة الموظفين المتميزين وتقديم الدعم والتدريب اللازمين للموظفين منخفضي الأداء، ومع مرور الوقت سيلاحظ المديرين التطور الكبير الذي يحدث في المؤسسة ومدى الالتزام الذي أصبح عليه الموظفين.

تعزيز العدالة والمساواة

تزداد الإنتاجية الخاصة بالمؤسسة، لكن ذلك لا يعود بالنفع فقط على البعض ولكنه يطول كل من شارك في عملية التطوير، وكان أدائه مميز، لذلك لا يشعر أي موظف بالظلم أو أنه لم يحصل على حقه، وبالتالي تسود المساواة المؤسسة.

عناصر تقييم الأداء الوظيفي؟

كيف تتم عملية التقييم الوظيفي وما هي عناصر تقييم الأداء للعاملين في مؤسسة ما وكيف أصبح مقيم جيد للعاملين تحت يدي؟ إليك أهم العناصر التي يجب وضعها في الاعتبار وهي ما يلي:

المهام والمسؤوليات

يتمّ تقييم مدى كفاءة الموظف في أداء مهامه ومسؤولياته الأساسية وذلك من خلال مراجعة إنجازاته والتأكد من التزامه بالمواعيد النهائية وجودة عمله.

الإنتاجية

من أبرز العناصر التي يمكنك التعرف من خلالها على مدى تقدم الموظف وقدرته على إنجاز أكبر قدر ممكن من العمل في أقل وقت ممكن، ويقوم المدير من خلال مراجعة سجله الإنتاجي وعدد المهام التي أنجزها خلال الفترة التقييمية.

مهارات التواصل

إن عملية تقييم مهارات الموظف في التواصل عنصر مهم مع العناصر الأخرىولذلك يجب أن تقيم الزملاء في العمل والمديرين والعملاء أيضًا.

كيف يحدث تقييم التواصل؟ يتم ذلك من خلال ملاحظة قدرته على التعبير عن أفكاره بشكل واضح وموجز وفعال واستخدامه لغة مناسبة للموقف.

مهارات حل المشكلات

من عناصر تقييم الأداء تقييم مهارات الموظف في حل المشكلات التي يواجهها في عمله، ويتم ذلك من خلال ملاحظة قدرته على تحليل المشكلة وتحديد أسبابها وابتكار حلول فعالة لها.

العمل الجماعي

يتمّ تقييم مدى قدرة الموظف على العمل بشكل فعّال ضمن فريق.

ويتمّ ذلك من خلال ملاحظة قدرته على التعاون مع زملائه في العمل والمشاركة بفعالية في إنجاز المهامّ المشتركة.

المبادرة والابتكار

اعمل على الاهتمام بتقييم مدى مبادرة الموظف وابتكاره فيما يقدمه عن طريق ملاحظة قدرته على اقتراح أفكار جديدة وتحسين طرق العمل الموجودة.

الالتزام بالقواعد واللوائح

اهتم بمدى التزام الموظف بقواعد ولوائح المؤسسة من خلال مراجعة سجله الذي يحتوي على العقوبات الوظيفيةوالتأكد من التزامه بالحضور والانصراف في الوقت المحدد وارتدائه الزي الموحد وغيرها من الالتزامات الموجودة في لوائح المؤسسة.

أهداف تقييم الأداء الوظيفي

لماذا يتم التقييم الخاص بالأداء الوظيفي؟ هناك الكثير من الأهداف التي تقف خلف تلك العملية التي تساهم في رفع مستوى العمل إلى مستويات احترافية ومن هذه الأهداف ما يلي:

تقييم عادل ودقيق

يحدد الأداء الحقيقي المنهجي للموظفين بشكل موضوعي ودقيق، بعيدًا عن التحيزات الشخصية والتعرف على نقاط القوة والضعف التي تساعد في تمييز كل موظف، وكذلك تطوير المجالات التي تتطلب تحسينًا وتطويرًا.

توظيف فعال

وضع الموظف المناسب في المكان المناسب من خلال تقييم مهارات وقدرات كل موظف، يمكن للمديرين توزيع المهام بشكل مناسب، مما يعزز الإنتاجية ويقلل من احتمالية حدوث الأخطاء.

من أبرز أهداف تقييم الأداء الوظيفيمساهمته في وضع الموظفين في وظائف تناسب مهاراتهم واهتماماتهم في خلق بيئة عمل إيجابية ومحفزة على العمل.

تحفيز وتطوير الموظفين

غالبًا ما تستخدم نتائج تقييم الأداء كأساس لتحديد الموظفين المستحقين للترقية ونسب الأرباح، مما يحفزهم على بذل المزيد من الجهد وتحسين أدائهم، كما تساعد النتائج على وضع برامج تدريبية مستهدفة تتحدد بناء علىاحتياجات الموظفين التدريبية لتعزيز مهاراتهم وتساهم في تطويرهم المهني.

تقييم برامج التدريب

يمكن من خلال تقييم الأداء قبل وبعد التدريب قياس مدى فعالية برامج التدريب التي تقدمها المؤسسة للموظفين، ثم تحديد نقاط القوة والضعف في برامج التدريب، مما يتيح للمديرين تحسينها وتطويرها بشكل مستمر.

بيئة عمل تنافسية إيجابية

يشجع تقييم الأداء على خلق بيئة عمل تنافسية إيجابية، حيث يسعى الموظفون لتحسين أدائهم والحصول على تقييمات أفضل، حيث تؤدي المنافسة الإيجابية بين الموظفين إلى رفع مستوى الأداء العام للمؤسسة وتحقيق أهدافها في أقرب وقت ممكن.

التواصل وحل المشكلات

يتيح هذا التقييم للمديرين فرصة للحصول على تعليقات مباشرة من الموظفين حول احتياجاتهم وشكواهم، ويساعد كذلك على تحديد المشكلات التي تواجه الموظفين داخل بيئة العمل، ممّا يتيح للمديرين إيجاد حلول فعّالة لمعالجتها.

تقييم مسار التطور المهني

يساعد الاحتفاظ بسجلات تقييم الأداء على تتبع مسار التطور المهني لكل موظف، وتحديد نقاط قوته ونقاط ضعفه واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الترقيات والتنقلات الوظيفية وتطوير الموظفين.

طرق تقييم الأداء الوظيفي

إذا كنت أحد المديرين الذين عليهم تقييم أداء الموظفين يمكنك القيام بذلك من خلال بعض الطرق التالية:

التقييم المباشر

يقوم به المدير المباشر للموظف من خلال مراقبة أدائه وتقديم ملاحظات بناءة، ويتم ذلك من خلال استخدام أدوات مختلفة مثل استمارات التقييم ولقاءات المراجعة الدورية.

التقييم الذاتي

يقوم به الموظف نفسه من خلال تقييم مستوى أدائه في مختلف الأعمالوالمسؤوليات، ويتممن خلال استخدام استمارات التقييم الذاتي التي تصممها المؤسسة.

التقييم من الزملاء

تلجأ بعض المؤسسات إلى هذا النوع من التقييم حيث يقوم به زملاء الموظف في العمل من خلال تقييم مدى تعاونهم معه وفعاليته في العمل الجماعي من خلال استخدام استمارات التقييم التي تصممها المؤسسة.

التقييم من العملاء

يقوم به عملاء المؤسسة من خلال تقييم مدى رضاهم عن خدمة الموظف لهم، ويتم ذلك من خلال استخدام استمارات التقييم التي تضعها المؤسسة أومن خلال استطلاعات الرأي.

التقييم بناء على الأداء                                                   

كيف يتم قياس الأداء الوظيفي؟يقوم بتقييم الموظفبناء على إنجازاته ونتائج عمله عبر مراجعة السجل الإنتاجي وقياس مدى تحقيقه لأهدافهالتقييم بناء على الكفاءات ويتم باختبار مهاراته ومعارفه.

ما هي المعايير الأربعة الأساسية لتقييم الموظف؟

تسير عملية تقييم الموظفين وفقًا إلى أربعة من المعايير المعروفة والتي من أهمها:

القدرة على الأداء والإنجاز

يتم تقييم مدى كفاءة الموظف في أداء مهامه ومسؤولياته الأساسية، كما تتم مراجعة كافة الإنجازات التي قام بها والتأكد من مدى التزامه بتنفيذ المعايير المطلوبة منه وجودة العمل الذي يقوم به.

مهارات التواصل

من أفضل المعايير التي تمكنك من رؤية الموظف من كافة الاتجاهات وذلك عن طريق تقييم مهارات التواصل مع زملائه في العمل ومديره والعملاء.

فيجب أن يكون على قدر من القدرة على شرح الأفكار والتواصل مع الآخرين بالصمت والكلام مع القدرة أيضًا على الإيجاز في التعبير عن الأفكار واختيار اللغة المناسبة.

العمل الجماعي

تحتاج كافة المؤسسات إلى مهارة العمل في فريق وبناء عليه ترتفع قيمة الموظف كلما كان قادرًا على القيام بهذه المهمة،ويتم ذلك من خلال ملاحظة قدرته على التعاون مع زملائه في العمل والمشاركة بفعالية في إنجاز المهام المشتركة.

الالتزام بالقواعد واللوائح

يتم تقييم العاملون من خلال مدى التزامهم بقواعد ولوائح العمل في المؤسسة، حيث يتم الأمر عن طريق مراجعة سجله والتأكد من عدم حصوله على إنذار سابق أوعدم التزامه بالحضور في الموعد أوتأخره في تسليم المهام وغيرها من الالتزامات.

بالإضافة إلى هذه المعايير الأربعة الأساسية، قد تضيف بعض المؤسسات معايير أخرى لتقييم الموظفين، مثل:

• قدرة الموظف على ابتكار أفكار جديدة وتحسين طرق العمل الموجودة ومدى مساهمته في الابتكار لصالح المؤسسة.
• مدى الالتزامالذي يتمتع به الموظف من حيث القيم والأخلاق.
• هل يمكنه حل كافة المشكلات التي يتعرض إليها، وما هي الحلول المبتكرة والفعالة التي يمكنه تقديمها للمؤسسة.

في الختام توصلنا إلى أهم خطوات تقييم الأداء الوظيفي والتي تجعل مؤسستك في أفضل أحوالها وتمنح التميز في المكافآت لمن يستحق مع القدرة على رفع الإنتاجية والتقدم في المستوى بين المنافسين.