خطوات بسيطة تُمكنك من جدولة مهامك بفاعلية

الوقت هو المورد الوحيد الذي لا يمكننا شراؤه، لكننا غالبًا ما نضيعه أو نستخدمه بشكل غير فعال. تساعدك الجدولة على التفكير فيما تريد تحقيقه في يوم أو أسبوع أو شهر، وتبقيك على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك.

جدولة المهام.. ما هي وما أهميتها؟

يستخدم العديد من الأشخاص الجداول الزمنية لتسجيل الأحداث القادمة وتذكرها. يمكن للجداول، أيضًا، تنظيم المهام المهنية مثل الاجتماعات والمشاريع بالإضافة إلى الأولويات الشخصية مثل الأحداث مع الأصدقاء والتواريخ مع زوجتك والالتزامات العائلية. يمكنك إنشاء جدول زمني بأي تنسيق أو نمط يناسبك بشكل أفضل.

في مواجهة الاجتماعات التي لا نهاية لها، والانقطاعات المتكررة، والمهام العاجلة التي تظهر دومًا في اللحظة الأخيرة، يمكنك بسهولة أن تكون مشغولاً طوال اليوم دون إحراز أي تقدم في المشاريع والأهداف ذات الأولوية العالية. لهذا السبب من المهم جدًا معرفة كيفية جدولة وقتك بشكل صحيح. الجدولة هي فن التخطيط لأنشطتك ومهامك اليومية حتى تتمكن من تحقيق أهدافك وأولوياتك في الوقت المتاح لديك. عندما يتم ذلك بشكل فعال، فإنه يساعدك على:

فهم ما يمكنك تحقيقه بشكل واقعي بوقتك، التأكد من أن لديك وقتًا كافيًا للمهام الأساسية، إضافة وقت الطوارئ للأمور غير المتوقعة، تجنب إثقال نفسك بالعديد من المهام التي تكون أكثر مما يمكنك تحمله، العمل بثبات نحو أهدافك الشخصية والمهنية، إمكانية تخصيص وقتًا كافيًا للعائلة والأصدقاء وممارسة الرياضة والهوايات، تحقيق توازنًا جيدًا بين العمل والحياة.

مع وضع جدول زمني، يمكنك التخطيط لجميع المشاريع والاجتماعات في وقت مبكر. يمكن أن يساعد وضع قائمة بالمهام التي تحتاج إلى إكمالها والتخطيط لها على إراحة ذهنك من أي عناصر مهام تشوش عقلك. تساعدك الجدولة أيضًا على فرز كل مهمة. باستخدام جدول عمل يُمكنك تحديد المدة التي قد تستغرقها كل مهمة حتى تنتهي.

يمكن أن يساعد بناء جدول زمني قوي تستخدمه باستمرار في زيادة مهاراتك في إدارة الوقت والتنظيم. يمكن تحديد أولويات بعض العناصر وجدولتها ليتم إكمالها قبل العناصر الأخرى.

خطوات بسيطة تُمكنك من جدولة مهامك بفاعلية

تعتمد طريقة إعداد جدولك الزمني على احتياجاتك التنظيمية المحددة. يكون بعض الأشخاص أكثر إنتاجية عندما يخططون ليومهم بالكامل، بينما يزدهر البعض الآخر من خلال جدولة المهام الأكبر أو المعقدة فقط. أثناء إنشاء جدول يومي، حاول السماح لنفسك بالبقاء مرنًا. انتبه إلى الطريقة التي تتيح لك أن تكون أكثر إنتاجية. فيما يلي بعض الخطوات التي يُمكنك اتباعها لتتمكن من جدولة مهامك على أفضل وجه ممكن:

• البحث عن قالب الجدولة المفضل لديك: ابحث عن قوالب وتقويمات وقوائم مهام مختلفة. تعرف على التنسيقات والأساليب التي تتناسب مع شخصيتك واحتياجات جدولك الزمني. قد تكون جدولة المهام اليومية أكثر فاعلية بالنسبة لك عندما تستخدم جدولًا عبر الإنترنت بدلاً من دفتر ورقي من المتجر. تعرف على الخيارات المتاحة واختر ما تريد.
• تحديد الوقت المتاح: ابدأ بتحديد الوقت الذي تريد توفيره لعملك. يجب أن يعكس مقدار الوقت الذي تقضيه في العمل تصميم وظيفتك وأهدافك الشخصية في الحياة. على سبيل المثال، إذا كنت تسعى للحصول على ترقية، فقد يكون من الحكمة العمل خارج ساعات العمل العادية كل يوم لإظهار تفانيك. من ناحية أخرى، إذا كنت ترغب في الحصول على متسع من الوقت للأنشطة خارج العمل، فقد تقرر القيام بالساعات المخصصة لك وليس أكثر.
• جدولة الإجراءات الأساسية: هنا يجب أن تقوم بجدولة الإجراءات الأساسية التي تحتاج إلى التعامل معها لإنجاز عملك بفاعلية. على سبيل المثال، إذا كنت تدير أشخاصًا، فتأكد من أن لديك وقتًا كافيًا متاحًا للتعامل مع المشكلات الشخصية لأعضاء الفريق، واحتياجات التدريب والإشراف. أيضًا، امنح وقتًا للتواصل مع رئيسك في العمل والأشخاص الرئيسيين من حولك.
• جدولة الأنشطة ذات الأولوية العالية: قم بمراجعة قائمة المهام الخاصة بك، والجدول الزمني للأنشطة ذات الأولوية العالية والعاجلة، بالإضافة إلى المهام الأساسية التي لا يمكن تفويضها أو تجنبها. حاول ترتيب هذه الأوقات من اليوم التي تكون فيها أكثر إنتاجية، على سبيل المثال، يكون بعض الأشخاص في أقصى درجات نشاطهم وكفاءتهم في الصباح، بينما يركز الآخرون بشكل أكثر فاعلية في فترة ما بعد الظهر أو المساء. التعرّف على أفضل وقت للعمل بالنسبة لك يُمكنك من إنجاز أولوياتك الهامة بفاعلية خلال هذا الوقت.
• جدولة وقت الطوارئ: هنا يجب أن تُحدد بعض الوقت الإضافي للتعامل مع حالات الطوارئ. بشكل عام، كلما زادت صعوبة التنبؤ بالمهام الطارئة أو العاجلة خلال وظيفتك، زاد وقت الطوارئ الذي ستحتاج إليه. إذا لم تقم بجدولة هذا الوقت، فستستمر حالات الطوارئ وستنتهي في العمل لوقت متأخر. كذلك، يمكن أن تأكل الانقطاعات المتكررة وقتك. تعلم كيفية إدارتها يمكن أن يقلل من مقدار وقت الطوارئ الذي تحتاج إلى تخصيصه.
• حدد المدة التي تقضيها في العمل والمهام الشخصية: إذا قررت دمج المهام الشخصية في جدولك اليومي، فتأكد من تقدير الوقت الذي ستستغرقه. كما هو الحال دائمًا، ابدأ بالمهام المهنية الإلزامية ثم أضف المهام الشخصية في الخانات الزمنية المتاحة. تذكر ألا تنسى التوازن الصحي بين العمل والحياة.
• أضف المهام إلى جدولك: بمجرد تنظيم المهام الخاصة بك، أدخلها في جدولك الزمني. حاول إضافة أهم مهامك إلى فترات زمنية أكبر أولاً. أضف مهام العمل الأقل أهمية أو المتكررة ثانيًا. بعد ذلك، أضف المهام الشخصية إلى الفجوات الزمنية المفتوحة الإضافية. احتفظ ببعض خانات الوقت الخاصة بك مفتوحة طوال الأسبوع لتأخذ في الحسبان وقت فترات الراحة أو العناصر غير المتوقعة.
• قم باستمرار بمراقبة جدولك وإضافته: أحد أهم العوامل في الجدول الزمني هو الالتزام به. قد تكون هناك أوقات تتداخل فيها الأحداث غير المتوقعة مع جدول مهامك اليومي. انقل هذه المهام بهدوء إلى فتحات مفتوحة مختلفة أو اضبط جدولك وفقًا لذلك.