إدارة المشاريع... ماهي وكيف تتم بشكل صحيح.

ليس هناك من ينكر أن "المشاريع" هي توجهه مثالياً للشباب. وسواء كنت مصمما أو مطورا أو قائد فريق أو مشرفا، فإن وظيفتك تتطلب العديد من المهارات نفسها التي تفصل بين أفضل مديري المشاريع سواء كان ذلك التنظيم والتعاون الفعال أو كونك موجها نحو هدف محدد وواضح. في المقال التالي سوف نتحدث عن إدارة المشاريع... ماهي وكيف تتم بشكل صحيح.

إدارة المشاريع.

لسوء الحظ، أصبحت إدارة المشروع معقدة بشكل غير ضروري على مر السنين.

ومع ذلك، في جوهرها، يجب أن تكون إدارة المشروع بسيطة. إن إدارة أي مشروع تدور حول جعل المشكلات المعقدة أسهل وأكثر وضوحا وقابلية للتنفيذ. بصفتك مدير مشروع (أو قائد فريق من أي نوع) ، يمكنك القيام بذلك من خلال تنسيق الموارد والأدوات وزملائك في الفريق بطريقة تضمن نجاح مشروعك.

لذلك دعونا نعيد إدارة المشروع إلى أساسياته.

ما هي إدارة المشروع؟

إدارة المشروع هي عملية تخطيط وتنظيم وإدارة الموارد والأشخاص اللازمين لإكمال المشروع بنجاح.

يمكن أن يكون المشروع أي شيء من برنامج جديد إلى إعادة تصميم موقع ويب أو حتى إنشاء مبنى جديد. كل مشروع فريد من نوعه ويتطلب توازنا دقيقا بين توقعات مالك المنتج وقيود فريقك والميزانية والجدول الزمني.

ومع ذلك، من الخطأ الاعتقاد بأن إدارة المشروع تبدأ وتنتهي بالمهام المرتبطة بتحقيق أهدافك.

تتمحور إدارة المشروع حول إدارة الأشخاص والعلاقات مثل المهام والمواعيد النهائية والوقوف. ذات يوم، كنت تعمل بدوام كامل على خطة مشروع. بعد ذلك، يتم دفعك إلى وضع حل النزاع عندما يتصادم اثنان من أعضاء فريقك.

في حين أن كل يوم كمدير مشروع يجلب معه تحديات فريدة، فإن كل مشروع يتطلب نفس العناصر:

عناصر المشروع.

• الهدف: ما الذي تحاول تحقيقه، ولماذا من المهم أن تفعل ذلك؟
• الجدول الزمني: متى يجب تحقيق الهدف؟
• الموارد: ما الذي تحتاجه للقيام بهذا العمل، وكم سيكلف ذلك؟
• أصحاب المصلحة: من لديه مصلحة في إتمام مشروعك؟
• مدير المشروع: من سيتأكد من إنجاز كل شيء كما هو مخطط له؟

بصفتك مديرا للمشروع، فأنت الصمغ الذي يجمع كل هذه الأجزاء من المشروع معا. لكن ماذا يعني ذلك عمليا؟

تتمحور إدارة المشروع حول إدارة الأشخاص والعلاقات مثل المهام والمواعيد النهائية والوقوف.

ماذا يفعل مدير المشروع؟

يمكن إرجاع جذور إدارة المشروع إلى العصور القديمة. (كيف تعتقد أنهم بنوا الأهرامات أو تمثال رودس العملاق؟) وبينما تغير الزمن بالتأكيد، لا يزال مديرو المشاريع يتحملون العديد من المسؤوليات نفسها مثل:

• فهم القيد الثلاثي لإدارة المشروع وتقييم ما إذا كان المشروع يمكن أن ينجح في الوقت المحدد والميزانية المقترحة
• قم بإنشاء خطة مشروع واضحة ومتماسكة واحصل على دعم من فريقك وأصحاب المصلحة في المشروع
• حدد مخرجات المشروع وقم بتقسيمها إلى أجزاء يمكن التحكم فيها (الملاحم، والمعالم، والسباقات السريعة، والمهام)
• قم بتمكين فريقك ليكون أكثر كفاءة وإنتاجية وإبداعا
• التعرف على مخاطر المشروع المحتملة ووضع الخطط للتخفيف منها
• إدارة ومراقبة العمل اليومي لإبقاء المشروع على المسار الصحيح وتجنب زحف النطاق
• قم بإجراء اجتماعات فعالة (مثل الجلسات التمهيدية، وجلسات التخطيط السريع، والوقوف) لإبقاء الجميع في نفس الصفحة

بصفتك مدير مشروع، فإن مصير الشركة على عاتقك. دورك عبارة عن مزيج معقد من التنظيم والتخطيط التحليلي والمهارات القيادية المصممة لإبقاء فريقك متحمسًا وفعالًا.

المراحل الخمس لعملية إدارة المشروع

بعض المشاريع لها نطاق قصير وواضح وتحدث بسرعة (مثل إصلاح خطأ أو مشكلة ملحة أخرى). بينما يحدث الآخرون على مدى شهور أو حتى سنوات ويتطورون على طول الطريق.

ومع ذلك، بغض النظر عن نطاق مشروعك أو مدى تعقيده، فمن المتفق عليه على نطاق واسع أنهم جميعا يتدفقون عبر سلسلة من خمس "مراحل" من البداية إلى النهاية. (تُعرف أيضًا باسم دورة حياة المشروع.)

المراحل الخمس لعملية إدارة المشروع.

• مبادرة
• تخطيط
• تنفيذ
• المراقبة والتحكم
• إغلاق

دعونا نتعمق أكثر في تفاصيل كل مرحلة.

• المرحلة الأولى: البدء

يبدأ كل مشروع لغرض تجاري. قبل التسرع في إنشاء خطة مشروع أو ميثاق، تحتاج إلى معرفة ما تقوم ببنائه ولماذا تعتبر فكرة جيدة.

وهذا يعني إعادة النظر في إستراتيجية المنتج ورؤيته، والبحث عن الثغرات في السوق، والتحدث إلى المستخدمين، والبحث في الأعمال المتراكمة الخاصة بك لتحديد أولويات الميزات الجديدة.

بمجرد أن يكون لديك فكرة لمشروع ما، اطرح بعض الأسئلة لترى كيف يتماشى مع أهدافك الأكبر:

• ما هي أكبر شكوى لدى المستخدمين بشأن منتجك الحالي؟
• هل يمكن لمنتج أو ميزة جديدة فتح مناطق أو صناعات جديدة؟
• كيف يمكنك تمييز منتجك عن المنافسة؟
• أين ترى أكثر المخاطر في منتجك الحالي؟

في نهاية مرحلة البدء، يجب أن تكون لديك فكرة واضحة عما تريد بناءه، ولماذا هي فكرة جيدة، والموارد التي ستحتاجها. يمكنك أيضا تجميع صفحة واحدة للمساعدة في الحصول على موافقة أصحاب المصلحة.

• المرحلة الثانية: التخطيط

هناك قول مأثور قديم منسوب لأبراهام لنكولن يقول:

"امنحني ست ساعات لقطع شجرة وسأقضي الأربع ساعات الأولى في شحذ الفأس".

مرحلة التخطيط للمشروع هي حيث يحصل مديرو المشروع على مجموعة مهاراتهم المتخصصة. مع حالة عمل واضحة، فإن الخطوة التالية هي وضع خارطة طريق سيتبعها الجميع.

أثناء مرحلة تخطيط المشروع، ستحدد المسؤوليات الرئيسية، وتوضح كيف سيتم إكمال المشروع، وإنشاء بعض المستندات المشتركة المهمة لفريقك. هذا هو إلى حد بعيد الجزء الأكثر كثافة في العمل في عملية إدارة المشروع ويتضمن العديد من الإنجازات الهامة.

• المرحلة الثالثة: التنفيذ

حتى أفضل التخطيط لا يمكن أن يجهزك بنسبة 100٪ لواقع المشروع.

في هذه المرحلة، حان الوقت لوضع خططك موضع التنفيذ. بصفتك مدير مشروع، ستكون مسؤولاً عن تحديث مستندات المشروع، وتتبع التقدم في أداة إدارة المشروع، وتنظيم الاجتماعات (أحيانا) وتشغيلها، وبذل كل ما في وسعك للحفاظ على إنتاجية فريقك.

• المرحلة الرابعة: المراقبة والتحكم

إذا كنت تفكر في خطة مشروعك على أنها خريطة، فإن مرحلة المراقبة والتحكم هي أن نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) يخبرك إذا كنت قد خرجت عن المسار.

خلال كل مشروع، من الأهمية بمكان أن تجري عمليات تسجيل وصول منتظمة ومتسقة. بصفتك مدير مشروع، لديك عدة أدوات تحت تصرفك لمراقبة التقدم:

• لوحات Kanban ومخططات جانت
• تقارير رشيقة مثل مخططات التراجع والسرعة
• مواقف الفريق اليومية أو التخطيط السريع والاجتماعات بأثر رجعي

لن تعمل هذه الأدوات والعمليات فقط على إبقاء فريقك متحمسا وعلى المسار الصحيح، ولكنها ضرورية للحفاظ على دعم أصحاب المصلحة. على طول الطريق، قد تحتاج إلى تعديل خطتك أو تحديثها أو طلب المزيد من الموارد. يكون القيام بذلك أسهل بكثير عندما يكون لديك بيانات لإجراء نسخ احتياطي لطلباتك.

• المرحلة الخامسة: الإغلاق

بمجرد الانتهاء من جميع التسليمات اللازمة، حان الوقت لتسليم المشروع إلى العميل الخاص بك (فريق داخلي أو صاحب مصلحة خارجي).

المرحلة "الختامية" الرسمية للمشروع هي وقت الاحتفال. لكنها أيضا فرصة لمراجعة ما سار بشكل جيد، وأين يمكنك تحسينه، وتوثيق الدروس مطلوبة للمشاريع المستقبلية.