أسئلة وأجوبة مقابلة العمل لوظيفة السكرتارية والمساعد الإداري

تمثل وظيفة السكرتارية أو المساعد الإداري جزءاً أساسياً من عمل الشركات والمؤسسات على اختلاف حجمها وطبيعة عملها.

كما يعتمد أصحاب العمل في بحثهم عن الشخص المناسب لشغل مقعد السكرتير أو السكرتيرة على مجموعة من الصفات العملية والشخصية.

فما هي الأسئلة التي تطرح في مقابلة العمل للحصول على وظيفة المساعد الإداري أو السكرتيرة؟ وما هي الأجوبة المثالية لأسئلة مقابلة العمل في وظائف السكرتارية؟ تابعوا معنا...

الأسئلة العامة في المقابلة

تعتبر الأسئلة العامة ركناً أساسياً من أركان مقابلة العمل مهما كان نوع الوظيفة، لكن الاهتمام بها وبدلالاتها يختلف تبعاً لمدى ارتباط الوظيفة بالجوانب العامة من شخصية المتقدم.

وفي حالة التقدم إلى وظيفة سكرتيرة أو سكرتير (Secretary) أو مساعد إداري (Administrative Assistant).

ستكون لهذه الأسئلة أهمية خاصة، لاعتماد هذه الوظيفة بجزء كبير على شخصية الموظف، كما ستبدأ المقابلة بالأسئلة العامة وغالباً ما تنتهي بالأسئلة العامة، وأبرز الأسئلة العامة:

1- حدثنا عن نفسك

هذا السؤال سيكون أول الأسئلة في أغلب مقابلات العمل، وهناك قواعد عامة يجب اتباعها في هذا النوع من الأسئلة:

• ابتعد عن الثرثرة، وحاول أن تستبدل السؤال ذهنياً بسؤال آخر (ما الذي يجب أن أعرفه عنك لتحصل على هذه الوظيفة؟).
• لا تنسَ أن تربط بين إجابتك القصيرة نسبياً وبين المعلومات التي ذكرتها في السيرة الذاتية CV.
• ضمِّن إجابتك نقاط القوة لديك، فأنت تجيد التعامل مع فريق العمل، وعززت هذه المهارة بتلقي دورة تدريبية من المعهد الوطني لريادة الأعمال مثلاً.

2- ما هي نقاط الضعف والقوة لديك؟

هذا السؤال متوقع في نصف المقابلة أو في ختامها، وهو من الأسئلة الكلاسيكية في مقابلات العمل، كل ما تحتاجه أن تراعي بعض الأمور أثناء الإجابة:

• يجب التركيز على نقاط القوة أكثر من نقاط الضعف.
• لا تنكر وجود نقاط ضعف لديك، ولا تحاول أن تدَّعي الكمال.
• حوِّل نقاط الضعف إلى نقاط قوة، مثلاً "أنا أجيد العمل مع فريق العمل، لكنني لست بارعاً/بارعةً في إعطاء الأوامر، لذلك أفضل أن أحصل على الأوامر من المدير مباشرة، وأحاول أن أفهم المطلوب بدقة".

3- هل لديك أي أسئلة؟

هذا السؤال الختامي، خاصةً إذا كانت مقابلة العمل ناجحة، سيطلب منك صاحب العمل أو لجنة المقابلة أن تطرح عليهم أسئلتك.

حيث سيكون من السيء أن تقول لهم لا أسئلة لدي، والأسوأ أن تسألهم عن أمرٍ ما تم توضيحه في سياق المقابلة، فما هي الأسئلة التي من الممكن أن تطرحها:

• من الممكن أن تسأل عن التأمينات الاجتماعية والصحية، خاصة في الدول التي لا تعتبر فيها التأمينات أمراً مفروغاً منه كمعظم الدول العربية، لكن لا تبدي استياءك أو سعادتك الكبيرة بالأجوبة، يكفي أن تكون مهتماً بالإجابة وأن تشارك في النقاش.
• لا يفضل أن تسأل عن الراتب، لأن التفاوض على الراتب إما أن يكون في مرحلة مستقلة بعد اعتماد توظيفك، أو أن يبدأ بعد هذا السؤال.
• يمكنك أن تستفسر أكثر عن الشركة، ومنتجاتها، أو فروعها في المحافظات والدول، كما يمكن أن يكون سؤالك الذهبي عن إمكانية الارتقاء الوظيفي والتدرج في المناصب الإدارية.
• يجب أن تبدي اهتمامك بالإجابة، وأن تحاول نقاشها كي لا يبدو سؤالك مجرد سؤالٍ عابر.
• يمكنك التوسع في الموضوع من خلال قراءة المقال المتعلق بأسئلة المرشح لمقابلة العمل.

ما هي المهام المطلوبة عادة من السكرتير/السكرتيرة للحصول على الوظيفة

إذا لم تعمل سابقاً في مجال السكرتارية، لكنك تمتلك الخبرات المطلوبة للحصول على وظيفة سكرتير/سكرتيرة، لا بد لك أن تطلع على المهام المطلوبة لشغل هذه الوظيفة قبل الذهاب إلى مقابلة العمل، وأبرز هذه المهام هي:

1. الرد على المكالمات الهاتفية، وتسجيل الرسائل للإدارة، إضافة إلى إعداد بطاقات معلومات المتصلين، التي تتضمن وصف المتصل ورقم هاتفه.
2. إعداد جداول العمل اليومية التي تتضمن المهمات لكل يوم على حدة.
3. ترتيب المواعيد.
4. إعداد الكتب والرسائل، ومعالجة النصوص.
5. تنظيم الاجتماعات الداخلية بين أقسام الشركة والاجتماعات الخارجية.
6. إدارة قواعد البيانات.
7. التعامل مع المراسلات الإلكترونية والورقية.
8. التنسيق مع المنظمات والمؤسسات التي يتعلق بها عمل الشركة.
9. نقل التعليمات والأوامر الخطية والشفهية من الإدارة إلى الموظفين، والعمل على توثيق هذه القرارات.
10. هناك العديد من المهام التي يتم تكليف السكرتيرة أو المساعد الإداري بها بشكل خاص من قبل الإدارة.

تعتبر الثياب الرسمية هي الأنسب لمقابلة عمل ناجحة

لا بد من اختيار الثياب المناسبة لمقابلة العمل، التي ستلعب دوراً رئيسياً في الحصول على وظيفة سكرتير/ سكرتيرة أو مساعد إداري، حيث يتعامل قسم السكرتارية مع الضيوف والعملاء بشكل مباشر.

لذلك يجب الحصول على مظهر لائق وأناقة دائمة، إليكم بعض النصائح لاختيار الثياب المناسبة لمقابلة العمل لوظيفة سكرتيرة/ سكرتير:

• الثياب الرسمية هي الأنسب لأغلب مقابلات العمل، خاصة في وظيفة السكرتارية.
• يجب على الرجال اختيار ألوان هادئة ورسمية، كما يفضل الالتزام بارتداء حذاء رسمي أسود وجوارب سوداء، وتعتبر ربطة العنق جزءاً أساسياً من الثياب الرسمية لا يجب التخلي عنها.
• يجب أن تتميز ثياب الإناث بالابتعاد عن كشف أجزاء من الجسم، وأن تكون متوسطة الطول مع الجوارب الطويلة، كما يجب مراعاة الماكياج المعتدل والإكسسوار البسيط.

أسئلة يمكنك طرحها في مقابلة العمل

رغم أن المتقدم للوظيفة هو من يجيب على الأسئلة، إلا أنه عادة قبل نهاية المقابلة يسأل صاحب العمل المرشح للوظيفة إذا كن لديه أي أسئلة بشأن العمل أو الوظيفة، وحينها عليك أن تنتهز هذه الفرصة لتسأل بعض الأسئلة عن الوظيفة، وإليك أهم هذه الأسئلة:

• كيف يكون روتين الموظف في هذه الوظيفة؟ عليك أن تسأل عن شكل يومك وروتين عملك اليومي إذا قُبلت في هذه الوظيفة.
• ما هي التحديات الرئيسية التي تواجه الشركة؟ وكيف يمكن لوظيفتي أن تساعد الشركة؟
• كيف ستنظرون إلى نجاحي في هذه الوظيفة خلال عام واحد؟
• ما هي أهداف الشركة على المدى الطويلة؟
• هل لديك أي أسئلة أخرى تريد أن تسألها لي؟
• ما هي الخطوة التالية في عملية التوظيف؟
• متى يمكنني توقع سماع أخبار أخرى بعد المقابلة؟

  هناك بعض الأسئلة التي يمكن أن تسألها في نهاية المقابلة أو في المقابلة الثانية التي ستقوم بها في الشركة، ومن هذه الأسئلة:

  • ما هي سياسة الإجازة والعطلات في هذه الشركة
  • ما هي برامج التدريب والتطوير التي تقدمها الشركة؟
  • ما هي سياسة التأمين الصحي في الشركة

  ختاماً... نتمنى لكم مقابلة عمل مثمرة، لكن يجب أن تحاولوا دائماً الاستماع إلى السؤال جيداً، والتفكير في معناه، والسؤال الآخر الذي يختبئ خلفه.

  لأن مهنة السكرتارية تتطلب نمطاً محدداً من الشخصية، يهتم بها أصحاب العمل أكثر من الخبرات أحياناً، فهم يبحثون في أغلب أسئلتهم عن مميزات شخصيتكم وقدرتكم على التعامل مع هذه المهنة.