أثناء العمل عن بعد: 6 أخطاء تقنية عليك التوقف عن ارتكابها

ربما لم تكن متقدماً من الناحية التكنولوجية، خاصة إذا بدأت جهة عملك تحويل نظامها إلى العمل عن بُعد، في ظل ما تشهده بلاد العالم من تفشي جائحة فيروس كورونا المستجد "كوفيد-19".

لكن هناك بعض الأخطاء التكنولوجية البسيطة التي قد ترتكبها، لا سيما مع مدى اعتمادنا جميعاً على التكنولوجيا الآن، التي لا يمكنك التخلص منها إلى الأبد. ربما يلاحظ رئيسك في العمل ولا يبدو جيداً بالنسبة لك. لذا فيما يلي 6 أخطاء تقنية يرغب مديرك في التوقف عن ارتكابها:

1. الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك:

من المؤكد أن ردك على رسالة بريد إلكتروني في بعض الأحيان يضمن لك التحقق من "الرد على الكل"، لكن في أحيان أخرى لا يفعل ذلك. إذا أرسل مديرك بريداً إلكترونياً جماعياً بدون إجراء النسخة الكربونية العمياء - BCC، بمعنى أنه يمكنك رؤية رسائل البريد الإلكتروني لكل شخص آخر في القائمة، فمن السهل الرد على الجميع دون قصد. 

لكن لا تفعل ذلك، ما لم يكن ذلك ضرورياً. لذا تأكد من أنك ترد فقط على الأشخاص الذين يحتاجون للمشاركة في محادثتك، حتى لا ترسل للآخرين برسائل البريد الإلكتروني التي لا تتعلق بهم.

2. لا تستخدم أداة BCC بشكل صحيح على البريد الإلكتروني:

بالحديث عن النسخة الكربونية العمياء - BCC، إنها أداة مهمة، عند استخدامها بشكل صحيح، يمكن أن تساعدك أنت والآخرين في تجنب المشكلة المذكورة سابقاً في الرد على الجميع. في الأساس، عند إرسال رسالة للآخرين عبر النسخة الكربونية العمياء، فستظهر عناوين الرسائل لهم أيضاً، لكن المرسل إليهم بالأساس لا يعلمون هذا، نظراً لوظيفة هذه الأداة التي تستهدف في الأساس إخفاء حسابات البريد والمحافظة على الخصوصية، مما يؤدي إلى انتهاك خصوصية الجميع، لذا لا تستخدمها إلا للضرورة القصوى.

3. لا تقم بتضمين توقيع في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك:

بصفتك محترفاً، يجب أن يكون لديك توقيع تلقائي في بريدك الإلكتروني يوضح اسمك وعنوانك ومعلومات الاتصال الخاصة بك. إذا لم يكن لديك توقيع في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، فإنك تخاطر بأن تبدو غير محترف. بعد كل شيء، الأشخاص الذين تتواصل معهم عبر البريد الإلكتروني يحتاجون إلى معرفة من أنت ولماذا أنت ذو صلة بهم.

4. لا تضع الأشخاص بشكل صحيح على الهاتف:

يحتوي هاتفك على زر تعليق لأنه من المفترض أن تستخدمه. إذا كنت على الهاتف مع عميل أو زميل أو شريك أو صاحب مصلحة آخر، على سبيل المثال. وتحتاج إلى إيقاف الهاتف للحظات، فيجب عليك دائماً إخباره أنك ستحتاج إلى وضعه على الانتظار لفترة وجيزة. هذا لا يعني إيقاف الهاتف أثناء الدردشة مع أطفالك أو شريكتك في الخلفية. هذا يعني حرفيا الضغط على زر الانتظار.

5. تستخدم الكمبيوتر المحمول الخاص بك للعمل الشخصي:

لا بأس في استخدام الكمبيوتر المحمول للعمل للاستخدام الشخصي في بعض الأحيان، طالما أن مديرك والموارد البشرية يوافقان على هذا الاستخدام. ولكن هناك عادةً قواعد تتعلق بما يُسمح لك بفعله (وما لا يُسمح لك بفعله) مع الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل لتجنب انتهاك خصوصية الشركة أو المخاطرة بها، كذلك لتجنب إتلاف الكمبيوتر من الفيروسات وما شابه ذلك. تأكد من أنك تعرف بالضبط ما يمكنك وما لا يمكنك فعله بجهاز الكمبيوتر الخاص بك.

6. النظر إلى شاشاتك الأخرى في مكالمات الفيديو:

إذا منحك عملك العديد من الشاشات، فتأكد من أنك لا تنظر دائماً إلى مكالمات الفيديو ذهاباً وإياباً، خاصة عندما تكون مع رئيسك في العمل. يجعل الأمر يبدو وكأنك لا تهتم بمن تتحدث إليه.